一、主办机构向展馆方提交展会立项申请表，需包括以下内容：
1、展会名称、主承办机构名称（包括合作方）、展会性质、展会时间、展会规模、展品内容。
2、主承办机构法人公司（包括合作方）的营业执照复印件。
3、行业主管部门对展会的有效批准文件的复印件。
二、主办机构与展馆方协商，签订展馆租赁合同
三、主办机构到相关部门办理展会有关备案手续
根据“关于取消批行政审批项目的决定”（国发200224号）文件精神，国内会展活动的“申报审批制”改为由政府主管部门按“大型活动备案制”管理；会展活动仍由商务部（或贸促会）、科技部按“项目申报审批制”管理。
四、主办机构向工商行政管理部门申请办理《商品展销会登记证》应提交下列文件：
1、证明举办单位（主、承办单位）具备法人资格的有效证件；
2、举办商品展销会的申请书，内容包括：商品展销会名称，起止日期、地点，参展商品类别，举办单位银行账号，举办单位会务责任人员名单，商品展销会筹备办公室地址、联系电话等；
3、商品展销会场地使用证明（租馆合同）；
4、商品展销会组织实施方案；
5、其他需要提交的文件：
（1）需经政府或有关部门批准的，应提交相应的批准文件；
（2）联合办展的，应提交联合举办的协议书；
（3）异地办展的，应提交申请举办单位所在地工商行政管理机关出具的异地办展核转通知书。工商行政管理部门自接到申请之日起，十五日内，会作出准予登记或者不准予登记的决定。
五、主承办机构在进场布展前，应办理治安、消防审批手续。
主办单位应在十五天前向公安机关提出申请，填写“举办大型活动申请表”、“大型活动消防审批表”，申报时应具备的主要文件：
1、主办单位办活动的报告、文件、上级有关部门的批件，总体平面图，特殊装修平面图（包括施工图）。
2、展览会实施计划。
3、需要向公安部门说明的有关材料（如必须参展的危险品以及动用明火等）。
4、灭火预案和应急疏散方案。
5、各类证件样张。